Thực hiện Kế hoạch số 590/KH-UBND ngày 09/3/2023 của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023, Sở Công Thương ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt chính sách, pháp luật nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ;

Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở bằng nhiều hình thức: sao gửi, văn bản hướng dẫn, đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở,…như: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ; Kế hoạch số 194/KH-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh…..

2. Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý

- Xây dựng, ban hành các văn bản mới hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành của pháp luật Nhà nước.

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2023 của Sở; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; rà soát, điều chỉnh các văn bản phù hợp với thực tế của Sở.

3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sắp xếp, bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Sở đảm bảo yêu cầu công việc, đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp quy định.

- Tạo điều kiện cho công chức làm công tác văn thư lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ công việc trên nền giấy và điện tử; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác do Sở Nội vụ hoặc cấp trên tổ chức.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức và người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Thanh tra, kiểm tra thực hiện quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ

 - Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh, đôn đốc các phòng chuyên môn thuộc Sở thực hiện tốt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quản lý văn bản đi và đến; Lập hồ sơ hiện hành theo Danh mục hồ sơ năm 2023 và nộp vào lưu trữ cơ quan; Công tác văn thư: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; quản lý và sử dụng thiết bị khóa bí mật; quản lý và sử dụng con dấu; Thực hiện hoạt động nghiệp vụ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; công tác xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống; công tác lập hồ sơ công việc trên nền giấy và điện tử; việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu và tiêu hủy tài liệu.

- Báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

- Chuẩn bị đầy đủ các văn bản, báo cáo khi có đoàn kiểm tra, thanh tra năm 2023.

5. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ

a) Hoạt động văn thư:

- Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến; sử dụng thư điện tử phục vụ công việc; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử công phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức đảm bảo trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện 100% trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo theo yêu cầu bảo mật thông tin.

- Đảm bảo tất cả công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc xử lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; tổ chức lập hồ sơ công việc theo quy định.

- Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm.

b) Hoạt động lưu trữ:

- Thực hiện chọn lựa tài liệu, lập kế hoạch giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Lập và thực hiện các kế hoạch về số hóa tài liệu, đề án nâng cấp phông, tu bổ, phục chế tài liệu. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách,...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; triển khai thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định.

6. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn, lưu trữ: Thực hiện tốt quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; Lập hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản theo danh mục đã được phê duyệt.

- Tiếp tục tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn bản trên phần mềm và tài liệu điện tử đảm bảo theo Kế hoạch số 194/KH-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh về lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An giai đoạn 2020 - 2025.

- Triển khai, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định; Bố trí kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định.

III. THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2023

 Tiếp tục quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ; Kế hoạch số 194/KH-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh…..

1.  Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023.

2.   Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2022 trong Quý I/2023.

3.   Ban hành Danh mục hồ sơ công việc của Sở năm 2023 trong Quý I/2023.

4.   Rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành, phù hợp với tình hình thực tế của Sở.

5.   Tiếp tục tập trung quyết liệt, đôn đốc, hướng dẫn về việc lập hồ sơ công việc trên nền giấy và điện tử; từng công chức, viên chức lập hồ sơ công việc hiện hành theo danh mục hồ sơ ban hành hàng năm và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Đây là một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ vào cuối năm của tập thể phòng và cá nhân công chức, viên chức.

6.   Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

7.   Cử công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc; nhất là tập trung vào quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; quy trình tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

8.   Bố trí kho và trang bị hạ tầng, kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

9.   Chuẩn bị đầy đủ các văn bản và báo cáo tiếp Đoàn kiểm tra trong năm 2023.

10.   Thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2023-2028.

11.   Thực hiện giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Tiếp tục triển khai thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Căn cứ Kế hoạch này, giao Văn phòng Sở chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở tổ chức thực hiện tốt các nội dung nhiệm vụ  đề ra, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện theo quy định.

Trưởng phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc căn cứ vào Kế hoạch này tiến hành triển khai, giao nhiệm vụ, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức thực hiện tốt các công việc được phân công./.

Nội dung chi tiết Kế hoạch tải tại đây.777_KH-SCT_23-03-2023_KH -VT Lưu trữ 2023.signed.pdf